千百年来,国人一直有着从前人案例中总结、学习的习惯,并因此通过得出的经验教训而得到进步、提升。
这种回溯走过的路,跳出局外旁观做过的事,能让我们以另一种心态、思维去分析思索,从而看到我们在局中时所忽略的问题。这就是为何我们在进行项目工作后会对其进行总结存档,用以之后来复盘分析的原因。
那么究竟进行项目复盘的目的意义何在?需要注意什么?又需如何操作?接下来就将进行简单的阐述。
一、为何要进行回溯复盘
古时作战会有沙盘推演复局,去分析战斗中方法对错得失;我们生活中也经常会运用到,如:学生时期,老师会让大家将自己做过的错题进行纠正并多次重做。
可见,复盘是一个让我们能发现错误并改正进步的重要手段。对于项目也同样如此,不论是管理者还是成员都可以通过复盘得到成长与提升。
当然,复盘项目的并不是简单的让大家将项目过程“看”一遍,其真正的目的是通过回顾去找到问题并思索出好的解决之法。
总的来说,复盘就是以问题和目标为导向,结合公司的管理提升诉求,对项目实施阶段一些关键步骤等进行分析,找出主要矛盾,剖析深层次原因,对标企业发展目标、管理细则与策划方案等,提出改进与提升建议和措施,满足组织与项目管理能力提升的诉求。
二、复盘范围与操作步骤
我们明确了复盘的目的后,就可以根据具体的方法步骤进行项目的复盘操作了。那么具体应如何做呢?
首先,在复盘之前,大家需要先明确想要复盘的范围。我们可以从模块任务管理角度,对范围、成本、时间、整个项目管理等进行回顾;也可以按时间阶段角度,对计划、实施、监控、项目全过程等进行回看。运用的较多就是比较全面的项目业务流程的全面回顾形式,即:从开启分阶段的各个环节进行全盘回溯、分析,这是最不会遗落信息点的方式。
找准自己要复盘的范围后,就可以按照下面的具体步骤去进行推演复盘。
1、确定各个关键点
与进行项目管理时一样,复盘也需要罗列每个阶段的关键点,即:各个环节步骤的需要重点关注的地方以及想要通过复盘达到目的。
2、将过程情景还原
接下来就是复盘的主要环节,就是将具体项目的执行过程进行情境还原展现,然后从如企业管理和项目管理、内部管理和外部管理等方面分析计划目标与实际成果的差异,以此发现项目管理过程中亮点与不足。
3、对问题进行归纳
但我们进行复盘后,就可进入我们这次行为的目的阶段,即:对找出的亮点与问题进行剖析,探查造成这些问题与亮点的深层原因,并将问题进行归类,具体看是属于企业组织机能问题,还是人力管理问题,亦或是项目管理问题等。
4、针对性解决提升
做好上述步骤后,我们就可以针对性的进行处理来改进自己不足并将优势提炼。基于前面的分类、分级找到现阶段的关键问题,给出对应解决、改善提升的方案,自然而然就能吸取教训、提取经验,而让能力加以提升了。
三、复盘中需注意的问题
我们在进行复盘的过程依然可能就这个“动作”本身而出现问题,需要引起重视,避免降低复盘的作用。
首先,我们需从思想上明白,复盘是为了学习总结,因此并不是一定要等到项目结束或失败了才能进行复盘。即使是在项目管理进程中,我们也可以就之前执行过的流程进行回顾复盘,以此来判断自己之前的决策或操作是否正确、合适。
另外,我们清楚复盘的目的后,就要时刻注意保持客观的态度去看待问题,要知道复盘的目的不是为了追责,而是推演和总结,所以专注发生的事实才是重点。在这个过程中,需要给予所有参与者“畅所欲言”的机会,如此才能全方位评判、查找问题。
同时,对于问题的分析、测评也必须摆事实讲道理,客观公正的进行深层原因挖掘,永远将关注点放在如何解决问题上,而不要去纠结应该是谁的责任。即使发现确实是人的原因,那么复盘要做的也是总结这个岗位职能的人应该如何避免出现类似错误。
就如大家学练字时,会从临摹字帖开始一样,通过复盘项目过程也是一种快速学习项目管理的方法。不论是复盘自己经手的项目还是他人的,都会让我们有所收获。
所以很多时候,事情昨晚并不就是万事大吉,也许执行之外的回顾分析反而才是我们收获的重点。因此对于项目管理人员,掌握好项目复盘的精髓,是提升自身项目管理能力与企业组织能力一项关键途径。