现在市场上有很多中小型公司为大家做一些“外包”服务，多数是协助公司完成一些其没时间做或是不值当专门组建团队的业务等。
而对于项目企业而言，不可能随便就将工作任务交给外包人员，在决定使用外包服务前，我们首先需要确定项目任务的责任归属，即：判断到底哪些是项目组本身应该干的活，哪些是可以外包处理的事项。
项目经理责任定位
相关研究发现，客户干涉承包商的运行过程往往会增加成本，并破坏双方的收益。但对项目经理来说，放手日常管理并不容易，项目经理对于选择合格的外包商最担心的事情就是“管理失控”。
根据企业要求的不同，所选择的厂商自然也各有千秋。但有一个前提是该提供商一定要与企业取得相互的信任。IT外包决不是甩包袱，其实规划标准、监督检查等的管理责任依然在企业的IT部门。优秀的外包商是公司内部的一种补充与延伸，而成功的外包伙伴关系也是建立在相互信任的基础上。
只有项目经理具有非常高的外包管理经验和技能时，才能谈“外包” 二字。如果项目经理只是由于遇到管理难题无法解决而选择外包。那么，很有可能这个“搞不定”困难的项目经理也“搞不定”外包服务商。一旦项目经理在运用软件研发项目管理软件后，管理思路、管理方法存在欠缺，这样的情况下承包商反而可能会给企业带来更多的麻烦。
判断可外包业务
项目经理在从全局上做好职能设计之后，接下来要面对的艰难决策便是选择将什么样的工作外包以及选择哪一类外包商。
一个企业无需也不能将所有可以剥离的业务外包出去。因而首先通过软件研发项目管理软件将技术加以分类，并区分IT花费的优先级，从而决定什么应该由公司自己完成，什么应该外包出去。
外包一般是那些具有清晰业务规则并被良好定义的流程。同样的硬件、同样的数据，外包商的效率会更高，因为承包商比企业自身更了解如何运行系统。但特别注意的是交给外包商的工作必须是明确定义的、可剥离的或经过慎重考虑的非核心业务，像桌面服务、业务连接和主机处理等。
短期内“外包交易”能够帮助一个公司厘清所有孤立的流程，但是长期来看，这样的关系会加剧一个公司的不良反应。也就是说，如果公司不事先厘清所有内部流程，对其加以统一标准化和进一步的优化，外包只会让企业的内部IT架构变得越来越混乱。
其实提前做好任务划分，不只是为了分清责任，更是为了强调自己应付的责任。任务安排越明晰，那么大家出现纠纷的可能性就越低。