几乎没有项目是不需要关注风险的,这样将会让我们的行动一直处于未知的危险状态。
尤其对于信息化项目这类以IT等技术为主导地位的项目,可能小小的代码或数据错误就会导致项目出现影响成败的bug。
所以信息化项目管理者不止要掌握先机,即:了解清楚导致风险的来源,还要做好全方位的措施准备,做好预防和应对风险的管理方案。
一、信息化项目风险来源
IT技术无疑是信息化企业的一把利剑,项目组有足够的掌控技术的实力与认真谨慎的态度,那么IT技术所创造的价值是远远高于其隐藏风险的。为了将风险出现的可能降至最低,我们先分析下,IT风险主要来自于哪几个方面。
1. 技术问题
这是信息化项目一定会存在的最常见问题,项目团队使用的软件工具的成熟度,技术架构的好坏,以及执行人员相关的专业技术水平等等,都会直接影响项目。
2. 组织结构
项目的各类资源与运作流程都依赖于企业组织的安排,因此企业自身组织的工作模式,各部门之间的配合度,以及高层领导的远见眼光......都是影响项目“命运”的元素。
3. 执行能力
这是项目实施过程中关于项目管理本身可能出现的所有问题。在项目开始后,关于范围、目标、需求、质量、成本等等,这些都可能因为各种原因而导致风险出现。
二、如何全面管理风险?
项目风险管理是指对项目风险从识别到分析乃至采取应对措施等的一系列过程,因此当我们想要全面掌控风险,让风险“无所遁形”,那么就需要从项目执行过程中的各个流程、环节进行“严防死守”。
1. 实施前确认事项
在项目开始前,项目组就会与各相关方(主要是客户)进行频繁交流沟通,对直接确定项目以后工作方向与范畴的项目范围、需求、目标等进行逐步的完善、确认,并让相关责任人们签字确认形成正式文档。
这点是很重要的,因为不少项目案例告诉我们,当大家比较笼统的约定了要做事情的范围后,往往会造成实施一方永远也完不成任务,因为总会有新的功能需求出现;或IT成果总不能让客户满意,需要迭代返工等,难以如期上线。
2. 执行中监控事宜
在项目的执行阶段,项目组会对项目进行实时监控,观察项目进度(时间)是否按计划在走,以及项目的预算成本消耗是否正常,能否支撑项目完结。
这时为了避免IT风险的发生,大家就需要进行总成本控制。信息化项目的费用通常包括:软件费、硬件设备、技术人工成本,以及一些网络扩充、服务器、UPS等。这些预算有的是明面上,有的属于隐形开支,在做成本管理时,应当提前将这些都纳入考量,以保障实施过程中运行环境的稳定,不影响实际进展与效果。
3. 协作上注意问题
企业开展项目工作,除了专门项目组直接执行,还需要其它部门的协同、配合。而不同部门间虽有项目目标这个共同目的存在,但各自又有着不同的利益,因此在项目实施过程中。若是安排不得当,不小心触及他人利益,处理不当就会让部门间产生隔阂,让大家工作进展不顺。
因此,企业需要梳理并优化业务流程,包括:加强工作流程规范化管理,看流转路径是否顺畅、流转过程是否可控和可追踪。打通这些关节问题,沟通障碍也会打破,形式化东西被简化,大家办事效率也会提高,可能因“误会”出现的风险也就“不攻自破”了。
信息化项目若出现IT风险问题,是很明朗的,不会概念模糊、难以判定,不像某些类型项目风险的结果可好可坏。信息化项目出现的风险基本就代表有问题和错误,所以须尽可能避免其发生。