以职能分功的形式，是许多公司从成立开始就存在的工作模式。岗位职能不同，工作内容、承担职责及拥有的权限都有不同，因此就可以以权限范围的大小自上而下形成一个等级制的管理模式;从老板-高层管理-中层管理-基层员工，下级需要向上级汇报工作，上级可对员工进行分配安排、考核等。
这种至上而下的管理在项目管理中能让管理者掌控更多的信息，统一管理分配资源，对于人员方便调配;但同时因为是以人的职能为组织方式，所以当有多个项目同时进行时，就会比较容易产生冲突，大家都需要某职能的成员，项目件会不方便协调。
领导全局 轻松管理
领导者看似手上直接操作的工作最少，但确可能时最耗脑力的，时刻需要关注全局，做关键性决策，项目管理也是如此。
而使用项目软件后，管领者可以借用软件自定计划，将任务量化展现，划分给成员;通过软件直接观察所有人的工作情况进度，不用耗脑力去记事情进展时间线;需要自己批示、审核的工作内容、流程，也可直接线上操作，不耽误时间。
上行下效 团结一致
一根筷子易断，一把则难度大的多，这是世人都明了的道理;项目要成功，首先，是要整个团队的团结一新，向着一个目标方向努力使劲。
工作中，大家都各有想法，有时未必存在对错之分，只是大家看待问题的观点不同，这样可能因集思广益而得到更棒的点子;也可能会让大家产生不必要的争论，影响项目工作整体进度。
因此，自上而下，建立一定的流程规范，让大家都清楚一致的任务目标，不朝令夕改，确保大家能统一的都是为同样结果做事，那么只要公司人员都在使用软件，就可以保持团结性。
及时沟通 积极反馈
许多问题的产生通常只是话没有说清楚，在人多的团队合作时更是如此。因次，在公司开展项目活动时，个人主观行动各有差异，与人交流沟通和反馈消息未必及时，这是项目管理软件就很有用了。
软件“强迫”似的让大家必须及时关注、知道消息，加强必要沟通;同时，任务对应的负责人需要批示和完成的事项会给与直接提示，避免个人忘记回复慢而影响他人工作，甚至项目进程。