工欲其善必先利其器，使用项目管理软件是管理者能更加有条不紊运作多个项目的“利器”;因此，了解清楚企业何时需要开始考虑选择合适的项目管理软件是很有必要的。
项目工作无法按时完成
按时完成是很多项目的基础要求，若公司在开展项目活动时经常出现项目周期延长、工时延迟、时效内未完成工作量等情况，这是非常需要一款合适的项目管理软件拯救的情境了。
好的项目管理软件可以实时监控项目进度，查看任务完成情况，随时预判项目风险;灵活调整项目方案，规避可能影响项目进度的危险因素。
项目员工没有方向性
项目开展很多时候是调用各个岗位员工临时组建的团队，大家的契合度一开始不怎么强，如果你的项目团队因此出现团队成员状态迷糊，总不大清楚自己在做什么，没有一个明确的目标感与愿景，那么你也需要配备一个辅助的项目管理软件了。
好的项目软件，让团队成员可以清晰的看到整个项目的时间线、进度条、完成度，既能直观感受到整个项目组的有序工作状态—向着目标走;也能看到自己的每个完成任务，直接增加自己工作成就感。
表格整理大量数据
Excel表格是数据整理方面必备的办公软件，为了简便，各种学习表格里的算法、公式，希望统计能容一些。
当你的公司也是有大量的数据信息依靠表格做统计报表而进行业绩等更方面分析，甚至有的公司会专门安排员工做这项工作给大家汇报，那么，你的公司急需相关的软件系统帮助管理者自动统计各项数据，想拉表格、图表都可以，直观展现，让公司各项报表清晰明了还不出错。
团队成员回馈不及时
生活中不少感情的破裂是因为互相没有良好的沟通，而项目进行过程中，大家若还处于利用聊天软件讨论需求文档、通知项目变动更新等这样的交流模式，既不实时，文档也杂乱，是不利于项目进程的;工作中，有效的沟通才不会浪费大家的时间。
现在，很多项目管理软件可以实时沟通，能通过软件将资料实时分享给所有团队成员;管理者能及时分配任务，直接线上完成下属成员提交的需要审批文档;而需要团队成员及时配合的工作也可以通过软件指定给对方，软件会自然给与对方提醒显示。
越来越多的企业开始通过项目管理的形式处理工作，而越高位的管理者手上需要处理的项目任务越多，逐渐增加的工作量必然会对效率产生影响。