建设工程项目管理中涉及各类合同,如土地出让类合同、咨询代理类合同、勘察设计类合同、监理合同、施工类合同、材料及设备采购类合同、审图及检测检验类合同等等。其中内容最复杂、标的最大的要数施工合同,施工合同是发包人和承包人为完成商定的建安工程,明确相互权利、义务和责任关系的合同。
1、合同管理的特点
(1)合同管理工作是工程项目管理的起点。项目管理的第一步就是合同分析,它控制着整个工程项目管理工作。
(2)合同管理由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理等组成。它们构成工程项目的合同管理子系统。
(3)合同管理与其他管理职能,如计划管理、成本管理、组织和信息管理等之问存在着密切的关系。这种关系,即工作处理顺序关系,可以看作是信息流,即信息流通和处理过程。
2、加强招标过程中的合同管理
2.1在招标文件中明确合同的详细条款
立足事前控制,就是指建设单位要在合同签订前进行预控。施工合同是工程建设项目的主要合同,是工程建设质量、进度、投资三方面控制的主要依据。一个完整、科学、合理的施工合同具体内容均体现在与质量、进度、投资三方面有关的信息上,包括合同文件的组成与解释顺序、明确的工程承包范围、合同总造价的组成及确定依据和调整办法、工程进度款的支付方式、工程的变更和签证等规定、工程结算办法、工期及其奖罚约定、质量等级及其奖罚约定、风险责任、甲供材料和设备、分包工程等等。
2.2施工合同不签订,工程不能开工
有些业主为了赶工期,在招标结束后施工合同尚未签订的情况下,就匆忙安排施工单位进场施工。一旦工程开工,施工单位会以各种理由拖延签订合同的时间,同时抓住业主的过失为自己在合同谈判增加砝码。例如某房地产开发项目,招标文件规定工程变更费用不在进度款中支付,结算按照合同价加变更调整费用方式结算,但由于定标后未及时签订合同,就安排施工单位进场施工,后又遇业主设计变更,结果签订合同时只好答应施工单位的条件,工程变更费用随进度款同期支付,且结算按实际工程量结算。这样招标中的合理低价中标实际已变成了费率招标、按实结算,通过招标择优选择施工单位、降低工程投资的目的并未真正实现。
3、如何做好合同实施过程中的管理
3.1加强合同及相关文件归档管理工作
合同文本及相关资料同属重要法律文件,发生之后应及时建档并妥善保存。重视合同文本而不重视相关资料归档的情况在建设领域普遍存在。由于建设项目周期长,涉及专业多,面临情况复杂,在经过一个长时问的建设过程之后,很多具体问题要依靠相应资料予以解决,为此,做好资料归档工作决不是简单的文档管理问题,应专人负责,负责到底。
3.2做好合同交底,做到全员参与合同管理
为了使项目部技术和管理人员了解合同、统一理解合同,规范项目部全体成员的工作,合同签订后要做好合同交底工作。合同交底是以合同分析为基础、以合同内容为核心的交底工作,因此涉及到合同的全部内容,特别是关系到合同能否顺利实施的核心条款。合同交底的目的是将合同目标和责任具体落实到各级人员的工程活动中,并指导管理及技术人员以合同作为行为准则。