当决定做一个项目时,你在想什么?

  企业项目的成败关系到很多人的利益,因此并不是谁临时想做什么项目就可以立即开始的。实际上,成熟的企业在开启项目前是要做详尽的准备工作的,除了要调查项目的背景、前景,还需确定各个关键要素,甚至是否有可实行的具体方案等等,都是项目启动前需要思考的问题。

  如果没有做好认真的思考,盲目的开始项目,那么冒出层出不穷的问题时,大家就容易束手无策,甚至直接导致项目失败,造成大损失。下面就简单说说,我们在项目开启前具体需要想些什么。

  一、思考项目的前景与挑战

  这个是阐明为什么要做这个项目的重要环节,可以从内外两方面分析。

  首先,从企业本身着手。从公司战略方向变化来看,基于公司战略必须要有的变化,交代清楚项目背景。有利于相关人员了解清楚为什么要做这个项目,做此事对公司的影响及带来的利益等。同时,从公司当前现状与是问题出发,若开启此项目会遇到什么问题?存在什么风险?会影响公司当前什么业务?从而分析出开启项目是否值得,风险比重能否承担。

  其次,从外部市场环境变化来分析,了解当前可遇到的机会和挑战。整体的行业现状、受众群体的消费习惯、消费者的喜好变化等,都需进行相关的市场调研,才能知晓自己的项目拥有多大的市场空间,可以进行哪些调整。

  二、确认做事的目的与范畴

  这是每次讲解项目管理流程中都必定会提到的一环——明确项目目标。

  项目目标自然就是开启项目所想要达到的目的,项目目标极为关键,只有目标想清楚了,才可能正常开展后期的项目工作。

  想要获悉真正的目标,就需要了解项目各相关方的真正需求,所以最好是在项目开启前,就积极与各相关方进行沟通,了解其表面需求背后所想要实现的愿景,这才是其想要通过项目达到的目的。

  基于背景的分析、目标的阐述,那么接下来就可以确认要做的范围,即该项目究竟要做什么?这是让所有人了解项目边界的一步,也是为了让项目执行团队明确自己工作内容范畴,避免客户方等随意提出超出项目范围的新需求。

  一般来说,确立的范围最好体现在项目的签署合同文本上,既保障互相利益,也免除不必要的扯皮纠纷。

  三、了解可用的资源与方案

  有了目标,知道要做什么,就可以考虑开启这个项目大概需要的资源了。项目资源除了基本的人力、资金等,还包括企业内外可提供的支持、配套的硬件资源、技术支持等。在项目获得成功的过程中,究竟可以需要哪些资源的介入,需要在立项的过程中明确好,从人、财、物多方面进行思考,最大限度在前期为项目争取资源。

  当然,并不是说所有的项目资源都要花费,这只是为项目开启做最好的后盾准备,后面关于项目管理在成本控制方面的措施就是另外需考虑的问题了。

  人力物力财力、目的都已经明确后,自然可开始想将其实施的具体方案了,根据不同的项目资源,方案也会根据不同的成本而进行调整,企业可提供资源的多少,项目团队则需运用不同的工作方式和项目计划等。

  四、明确各自的任务与责任

  项目规划好方案、选好团队成员后,就需要根据项目的角色细化每一个角色的职责,以保证大家对自己的工作职责是明确的。项目职责与分工在整个项目管理中是至关重要的,项目团队成员组成如何?每个人怎样分工合作?每个任务由谁负责等等,都关系项目每个环节的具体执行与把关。

  项目经理或产品经理是一早就要确定好的,如此项目的开展才有人张罗。除了管理者的宣布和项目成员的选取安排,在项目执行过程中,每个子任务的环节还可设置验收管理员角色,安排人员对自己涉及的相关任务负责、评估。

  如此,不论子任务或某个环节出现任何遗落或是好坏情况,都能有人可找,明确相关责任人,快速及时解决问题。

  做事情有规划是成功的有利前提,“谋定而后动”一直是聪明人的行动准则。所以我们在做任何事前都不能头脑发热,要清楚自己的目的,这也是项目能够走下去的关键。