社会不论怎样发展，即使我们的办公形式、交流方式等都已经转换了一茬又一茬，但是“开会”这个“古老”的交流形式确是从古至今都被使用。一直是管理者最好的管理成员们的最好方式之一。
当然并不是说我们开了会就会有结果或是能解决问题，如果会议不成功，那么就可能只是浪费时间做了无用功而已。今天就将仔细讲讲有哪些因素会导致我们的项目管理会议不成功。
一、没有做好提前准备
一场有效的项目会议，参与者是较多的，其干系人涉及项目成员、其他部门配合者、高层领导及客户或外包等。大家并不是时刻参与或盯着项目的实际执行工作，因此在开会前若没有进行良好的会前沟通等，很多人可能不会太清楚会议上讨论的重点。
很多时候，关联具体问题时，肯能会出现一些专业的术语或概念，没有提前进行说明，在会议上其它项目干系人可能未必能较快理解真正意思，于是一些问题讨论时，大家反而不好随意发表想法。同时，没有提前说明会议的目的等，一些参与者可能会云里雾里，容易跑偏，大家还可能为了讨论而讨论，却得不到结果，浪费了会议时间。
二、决策领导选择错误
工作中大家知道，虽然有些决策需要高层领导做选择，但项目管理过程实际的把控和了解者都是项目经理。因此当召开项目管理相关会议时最适合主导会议内容的人不是最高领导而是项目经理。
高层领导为了展现权力而主导项目管理会议时，可能由于个人知识背景的不同、项目管理知识缺乏，却又喜欢以个人经验对项目执行过程进行干涉，而导致项目会议内容走偏，直接使得项目会议没有实现预期的会议目标。
而一直跟着项目走的项目经理就没有这个困扰，他会很清楚项目处于何种阶段、遇到什么问题、需要什么支持......因此也会格外清晰会议的目的和重点，会带着大家围绕项目真正需要解决的问题走流程，让一场会议更高效。
三、成员不能畅所欲言
现在职场很流行扁平化管理，即以职能划分大家工作，不设置过多岗位等级，让大家轻松相处。但很多公司依旧是项目团队成员组成多样，有不同职级背景。
如此环境下，当会议上遇到问题被抛出来进行分析处理时，成员们往往未必能无所顾忌畅所欲言，有人不敢随意表达想法、有人不敢反驳自己上级，因此反而导致会议无疾而终，团队创造力尚未发挥作用，便夭折在沉默中。这也是分了等级难以避免的情况。
四、过于着重打击批评
虽然鼓励大家自省，但是没有人喜欢被嘲讽打击。开会的时间若主要用来追究责任，直接评判大家工作哪做的不好，甚至领导层通过指名道姓的批评与嘲讽来加强自身地位的权威性，这种方式是很愚蠢的。大家会变得害怕担当事情，形成推卸责任的氛围，反而降低好好工作的心态。
因此项目经理可以有效引导团队成员就问题的发生进行自查、自检、自省，避免在后续工作中再次出现类似的问题，吸取教训，并自发性的提高自身能力，为项目团队做贡献，就事论事点到即可。同时，还需赏罚分明，对于做得好也在会议上给与肯定。如此大家才能将焦点放在问题本身，让会议大会最大作用。
现在的会议形式虽然随着时代有了各种风格，但是本质依然未变。一个形式可以一直存在为我们服务，可见其起的作用的重要性。对于项目这种主张信息尽量分享透明化的活动，会议这种人员齐全的公共沟通交流方式，无疑是非常合适的渠道。