不论是从主观还是客观因素上来看，项目管理软件都可全方位对大家进行辅助。合适的软件工具既可以直接减少大家工作量、降低数据的错误率等，还能客观保障对大家的公平性、信息的正确性等。
所以，大家要学或正确运用工具，帮助我们项目工作效率提高更快。
人工记录信息缺少客观性
手工管理项目进度可以帮助管理人员记录项目的详细工作安排，但在项目执行期间，工作安排是会有变动的，填表式的项目数据也必须立刻有手更新。
当变更频密的时候，人手的更新不一定能追得上项目实际的变更，即使追得上，填表式的项目管理也不能动态地追踪到每一个活动的进度、资源变化及交付成果。此外，填表式项目管理是完全人说了算，信息在输入过程中和输入后都可被人为操纵，而其他人无法得知。
合适的项目管理软件能够全面监控和管理项目的整个过程，出现变更或与计划相左之处会出现风险提醒，因此不会轻易出现信息错误情况。还能大大节省人力成本，提升实际效益。
项目信息维护、修改不便捷
人工手动管理项目，如果项目的某个环节产生变更，那么管理人员就需要重新设计表格，绘制新的甘特图，Excel也需要添加新的任务。此外，变更项目信息后，后续哪些工作会受到影响，又会产生什么样的结果，这些都需要项目人员重新评估。可以说，人工对项目信息进行维护和修改都挺麻烦，更不要说项目进度追踪。
而采用项目管理软件，这些问题都会迎刃而解。项目管理软件系统都可以实时上传信息，随时看到大家的工作进展，动态追踪项目结果，可以让项目人员及时发现问题，做出解决问题的行动。
大工作量人工易失误、浪费
如果是小型项目，参与人员少、项目时间短，采用手工管理或者Excel是可行的，只需要可以简单的记录工作安排，并且追踪项目结果。但是如果是大中型项目，项目参与人数多、工期长，牵扯的问题也就比较多，并且可能有着上百项活动内容与任务分配、资源分配等问题，这时候如果安排人工管理的话，不但难度很大，也不容易及时掌握项目进度，还容易出现问题，导致项目延期等。
因此应对大型项目，采用项目管理软件必不可少。软件能实时记录更新的项目信息，增强了信息的可靠度与透明度，同时也大大提升了业务及项目的执行效率。并且，软件的错误率也小很多，减少许多不必要工作量，节省人力。